Waarom zou je oude administratie bewaren?

Stichtingen en verenigingen hebben vaak een archief met bijvoorbeeld oude ledenlijsten en notulen. Deze informatie wordt gebruikt om bijvoorbeeld oud-leden te kunnen uitnodigen voor activiteiten of om de geschiedenis van de organisatie in kaart te kunnen brengen. Mag dit nog wel onder de AVG?

 

Bewaartermijn onder de AVG

De AVG kent geen concrete bewaartermijnen. Organisaties mogen gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Zij bepalen zelf hoe lang persoonsgegevens worden bewaard. Hierbij speelt een rol wat het doel is van de gegevensverzameling en waarvoor de gegevens worden gebruikt. Hoe lang heb je de gegevens nodig voor dit doel? Dit hangt dus af van de situatie, maar een periode van een of twee jaar is niet ongebruikelijk.

 

Wettelijke bewaartermijnen

Soms geldt er wel een concrete wettelijke bewaartermijn, bijvoorbeeld op grond van de belastingwetgeving. De organisatie is dan verplicht deze informatie minimaal voor deze periode te bewaren.

 

Vernietigen of archiveren?

Is de bewaartermijn van persoonsgegevens voorbij of zijn de gegevens niet meer noodzakelijk? Dan moeten organisaties de gegevens vernietigen. Een andere mogelijkheid is dat de persoonsgegevens worden geanonimiseerd.

 

Organisaties mogen persoonsgegevens wél langer bewaren als deze bestemd zijn voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. Is dit van toepassing? Leg dan goed uit waarom je de gegevens langer wilt bewaren!

 

Wat te doen?

  • Leg vast hoe lang de gegevens worden bewaard en waarom voor deze periode is gekozen.
  • Informeer de betrokkenen (bijv. de leden) over de bewaartermijn.
  • Vernietig of anonimiseer als de gegevens niet meer noodzakelijk zijn.