Ontslag bij disfunctioneren

In de praktijk zie ik helaas regelmatig dat werkgevers te laat aan de bel trekken. De werkgever schakelt pas een advocaat in op het moment dat hij besloten heeft van de medewerker af te willen, terwijl het dossier dan vaak niet op orde blijkt te zijn. Dit leidt niet alleen bij de werkgever tot frustratie, dit doet ook de verhoudingen geen goed. Niet zelden wordt de sfeer tussen partijen én op de werkvloer sterk bekoeld.

 

Hoe pak je dit als werkgever aan? In deze blog geef ik tips voor de dossieropbouw bij disfunctioneren.

 

Wat te doen als een werknemer niet functioneert?

Op 1 juli 2015 is het ontslagrecht op grote punten gewijzigd. Een van de wijzigen is dat de werkgever een voldoende grond moet hebben om een werknemer te kunnen ontslaan. een van deze ontslaggronden is disfunctioneren van de werknemer.

 

Als sprake is van disfunctioneren en herplaatsen in een andere functie is niet mogelijk, dan kan de werkgever de kantonrechter verzoeken om de arbeidsovereenkomst te ontbinden. Toch blijkt dit in de praktijk niet eenvoudig. De kantonrechter kan de arbeidsovereenkomst alleen beëindigen als het dossier goed op orde is. Dit betekent dat de werkgever de werknemer tijdig moet informeren over zijn (dis)functioneren en hij moet de werknemer in de gelegenheid stellen om het functioneren te verbeteren.

 

Ook mag de ongeschiktheid niet het gevolg zijn van onvoldoende zorg van de werkgever voor scholing of voor arbeidsomstandigheden van de werknemer. De werkgever heeft ook een herplaatsingsplicht, tenzij herplaatsing niet in de rede ligt. Zowel van de werkgever als van de werknemer wordt bij de herplaatsingsplicht een actieve rol verwacht.

 

Samengevat heeft de werkgever drie taken:

  1. op tijd met de werknemer in gesprek gaan over het functioneren;
  2. de werknemer in de gelegenheid stellen het functioneren te verbeteren; en
  3. de werknemer hierbij voldoende ondersteunen, bijvoorbeeld door scholing.

 

Het verbetertraject

Met andere woorden, de werkgever en werknemer moeten aan de slag met een verbetertraject. Hier kun je niet omheen: zonder dossier is ontslag op grond van disfunctioneren onmogelijk. Toch blijkt het dossier van de werkgever vaak niet op orde te zijn. Waar moet de werkgever op letten?

 

Tips voor dossieropbouw

 

Tip 1: het personeelsdossier

In het personeelsdossier worden alle documenten opgenomen die de werknemer aangaan. Het gaat hierbij niet alleen om informatie over het functioneren van de werknemer, maar ook bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst, de functieomschrijving, aanvullende arbeidsvoorwaarden, informatie over het ziekteverzuim, het opnemen van vakantiedagen en verlof, etc.

 

Tip 2: de functieomschrijving

Het uitgangspunt bij een dossier op grond van disfunctioneren is de functieomschrijving. Het is belangrijk dat de werkgever vooraf opschrijft wat de functie van de werknemer inhoudt, wat zijn de taken en verantwoordelijkheden? Zorg ook dat de werknemer een exemplaar van de functieomschrijving ontvangt, zodat hij weet wat tot zijn takenpakket behoort.

 

Tip 3: de functioneringsgesprekken

Zolang het goed gaat wordt het vaak vergeten: het houden van functioneringsgesprekken. Toch is het goed om periodiek met de werknemer om tafel te gaan om te bespreken hoe het gaat, of er verbeterpunten zijn en op welke wijze de werkgever daarbij kan ondersteunen. Maak een verslag van deze gesprekken en stel deze beschikbaar aan de werknemer. Het heeft de voorkeur dat de werknemer deze verslagen “voor akkoord” ondertekent.

 

Tip 4: wacht niet te lang

Ik zie regelmatig dat werkgevers pas aan de bel trekken als de werknemer al een tijdje niet goed functioneert. In dat geval kan de mededeling van de werkgever komen als een donderslag bij heldere hemel. Het gevolg is ook dat pas op dat moment het verbetertraject in gang kan worden gezet, terwijl de werkgever misschien al het besluit had genomen om afscheid te nemen. Trek daarom direct aan de bel! Zijn er klachten van collega’s? bespreek deze dan met de werknemer en leg dit schriftelijk vast.

 

Tip 5: wees kritisch

Functioneert een werknemer niet goed? Meld hem of haar dit. Het komt voor dat een werknemer (onterecht) jarenlang een goede beoordeling en soms zelfs een bonus krijgt, termijn zijn functioneren eigenlijk onder de maat is. Als werkgever is het in dat geval lastig te verantwoorden dat een werknemer “opeens” onvoldoende functioneert. Wees daarom eerlijk in de functioneringsgesprekken.

 

Tip 6: het verbeterplan

Als de werkgever meent dat de werknemer onvoldoende functioneert dan moet hij de werknemer daarvan zo snel mogelijk op de hoogte stellen. Bespreek met de werknemer op welke punten hij niet goed functioneert en wat de verbeterpunten zijn. De werkgever stelt een verbeterplan op waarin de doelen voor de werknemer worden opgenomen en de termijnen waarbinnen verbetering moet plaatsvinden. Voor de duur van een verbetertraject geldt geen vaste termijn, maar in de praktijk wordt meestal een termijn van 3 tot 6 maanden gehanteerd.

 

Onderdeel van het verbetertraject is het periodiek evalueren van de ontwikkelingen en het functioneren. Bijvoorbeeld eens per week of twee weken bespreekt de werkgever met de werknemer de voortgang. Ook hier geldt, leg deze gespreksverslagen schriftelijk vast. Heeft de werknemer (externe) hulp nodig in de vorm van begeleiding of scholing? Bespreek dan deze mogelijkheid met de werknemer.

 

Tip 7: wees duidelijk

De werkgever moet duidelijk aangeven wat van de werknemer wordt verwacht, op welke punten de werknemer niet goed presteert en hoe dit moet verbeteren. Wat zijn de taken en verantwoordelijkheden van de werknemer? Bespreek dit in concrete bewoordingen en vermijd vage taal. Leg dit ook schriftelijk vast, zodat beiden daarop terug kunnen vallen.

 

Het is ook van belang dat de werkgever de werknemer voorhoudt wat het gevolg is als het functioneren onder de maat blijft, bijvoorbeeld een demotie of ontslag.

 

En dan: naar de rechter

Als het verbetertraject niet tot verbetering van het functioneren heeft geleid, dan kan de werkgever ervoor kiezen om de kantonrechter te vragen de arbeidsovereenkomst te ontbinden. Helaas blijkt dit makkelijker gezegd dan gedaan. Uit cijfers blijkt dat zo’n 75% van de ontslagaanvragen op grond van disfunctioneren wordt afgewezen. In de praktijk komen de werkgever en werknemer vaak tot een oplossing in de vorm van een beëindigingsovereenkomst.

 

Tot slot

Het opbouwen van een dossier voor disfunctioneren kost veel tijd en energie, maar is wel noodzakelijk. Het kan ertoe leiden dat de werknemer zich alsnog verbeterd, maar een dossier is ook nodig om ontbinding van de arbeidsovereenkomst te kunnen vragen.

 

Nogmaals, trek op tijd aan de bel. Ik ondersteun werkgevers bij het verbetertraject en – als het niet anders kan – begeleid ik bij het ontslag van de werknemer. Vragen? Neem gerust vrijblijvend contact met mij op!